Come approvare e segnalare le spese di chilometraggio

Updated 4 months ago by Olivier

Come funziona la nota spese chilometraggio

La nota spese chilometraggio di Masternaut è un processo digitalizzato e semplificato che rende più facile per i manager l'approvazione e l'inserimento della nota spese. Riduce i costi, fa risparmiare tempo e garantisce il tracciamento dei dati HMRC.

Ciascun Driver deve installare l'app SmarterDriver sul proprio cellulare. L'app utilizza i dati di Masternaut Connect per generare i viaggi e report molto accurati relativi alle note spese chilometraggio. Inoltre, calcola automaticamente il rimborso previsto basato sul chilometraggio e sulla tariffa di spesa impostata.

Approvare la nota spesa chilometraggio

Una volta che il Driver ha inserito il numero di km percorsi, i manager riceveranno, automaticamente, la richiesta di approvazione via mail. Questo report indica chiaramente il valore del rimborso richiesto, il tasso di rimborso e se c'è stata qualche attività anomala, come viaggi inseriti manualmente. La richiesta può, quindi, essere accolta o rifiutata cliccando sul rispettivo pulsante. Il Driver, a questo punto, riceverà una mail di accettazione o rifiuto della richiesta inserita.

Nota: la mail viene inviata all'indirizzo che il Driver ha inserito nell'App. Per favore, assicuratevi che l'abbia inserito correttamente.

Esempio di nota spesa approvata

Come segnalare le richieste di rimborso

I manager possono gestire facilmente le note spese nella piattaforma Masternaut Connect. Questi report possono essere avviati automaticamente con qualsiasi cadenza e inviati via mail.

Vai su Driver, Veicoli & Report > Archivio Report

Seleziona la nota spese richiesta:

I report mostrano il totale dei chilometri per ciascun Driver. Fornisce, inoltre, ulteriori dettagli come le note spese inviate o approvate e il numero di chilometri professionale/privato.

Nota: di default, tutti i km NON inseriti nel report vengono considerati come chilometraggio privato.


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