Approuver et mettre en rapport les frais kilométriques

Mis à jour 5/12/19 par Olivier

Comment fonctionnent les rapports de frais kilométriques

La solution de Masternaut liée aux frais kilométriques est un processus numérisé et rationalisé qui facilite l’approbation et la mise en rapport des frais kilométriques pour les managers. Elle permet de réduire les coûts et de gagner du temps, et offre une piste d’audit URSSAF fiable.

Chaque conducteur doit télécharger l’application SmarterDriver sur son téléphone. L’application utilise les données Masternaut Connect afin de générer les trajets à enregistrer et de créer des rapports kilométriques précis. Elle calcule automatiquement les frais de remboursement estimés sur la base du kilométrage et du taux de dépense choisi.

Rapports kilométriques : flux de travail

Le rapport conducteur peut être joint (sous forme imprimée ou numérique) à la demande habituelle de remboursement des déplacements professionnels de l’employé.
Le rapport manager peut être utilisé par le service paie de l’entreprise, et pour vérifier que les managers approuvent les soumissions de rapports des chauffeurs.

Approuver des rapports kilométriques

Une fois qu’un conducteur a soumis son rapport kilométrique, les managers reçoivent une demande d’approbation automatisée par e-mail. Cette requête indique clairement le montant réclamé par le conducteur, le taux de remboursement et toute activité inhabituelle, telle que les trajets ajoutés manuellement. La demande peut ensuite être approuvée ou rejetée en cliquant sur les boutons correspondants.

Enfin, le conducteur reçoit un e-mail l’informant de l’approbation ou du rejet de son rapport.

Le conducteur ajoute lui-même l’adresse e-mail d’approbation au sein de l’application. Veillez donc à ce qu’il configure la bonne adresse e-mail.

Exemple de rapport approuvé

Mettre en rapport des demandes de remboursement kilométrique

Les managers peuvent facilement exécuter les rapports de frais kilométriques au sein de la plateforme Masternaut Connect. Ces rapports peuvent être configurés pour s’exécuter automatiquement à n’importe quelle fréquence et sont envoyés directement par e-mail.

Le rapport indique le kilométrage total pour chaque conducteur. Il fournit également d’autres informations, telles que le statut de la demande de remboursement (soumise ou approuvée) et le nombre de kilomètres professionnels/privés.

Par défaut, tous les kilomètres non déclarés sont considérés comme « privés » dans le rapport.


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