Cómo aprobar y reportar informes de gastos de kilometraje

Updated 5/12/19 by Olivier

Cómo funcionan los informes de gastos de kilometraje

La solución de gastos de kilometraje de Masternaut es un proceso optimizado y digitalizado que facilita la aprobación y creación de informes sobre kilometraje para los supervisores. Permite ahorrar tiempo y dinero, y proporciona una prueba de auditoría de HMRC fiable.

Cada conductor debe descargar la aplicación SmarterDriver en su teléfono. La aplicación utiliza datos de Masternaut Connect para generar informes de kilometraje y recorridos precisos. Calcula automáticamente el coste estimado del reembolso basándose en el kilometraje y la tasa de gastos elegida.

Aprobación de informes de kilometraje

Una vez que un conductor ha enviado su informe de kilometraje, los supervisores recibirán una solicitud de aprobación automatizada por correo electrónico. Esto indicará claramente la cantidad reclamada, la tasa de reembolso y si hay alguna actividad inusual, como recorridos añadidos de manera manual. A continuación, la solicitud puede aprobarse o rechazarse haciendo clic en el botón correspondiente. El conductor recibirá después un correo electrónico indicando si su informe se ha aprobado o rechazado.

Nota: el conductor es el responsable de añadir la dirección de correo electrónico para la aprobación de los gastos, así que asegúrese de que ha proporcionado la dirección correcta.

Ejemplo de informe aprobado

Cómo crear informes de kilometraje

Los supervisores pueden crear fácilmente informes de gastos de kilometraje en la plataforma Masternaut Connect. Pueden configurarse para ser enviados directamente por correo electrónico con la frecuencia deseada.

Vaya a Reportes ->Biblioteca de Reportes

Seleccione el informe de gastos deseado:

El informe muestra el kilometraje total de cada conductor. También proporciona más detalles, como si el kilometraje se ha enviado o aprobado, y la cantidad de kilómetros en recorridos personales/de negocios.

Nota: por defecto, todas los kilómetros no enviados se contarán como kilometraje personal en el informe.


How did we do?